Gestion des candidatures locatives : processus, documents, sélection
Introduction
Pour un logement recherché, les candidatures arrivent par e-mail, par téléphone et par formulaire, chacune avec ses pièces jointes au mauvais endroit. Dès que dix personnes répondent, plus personne ne sait qui a déjà répondu ni qui détient le dossier complet.
Avec live@, toutes les candidatures d'un logement aboutissent au même endroit, avec pièces jointes, statut et historique des messages.
Pourquoi le suivi devient vite ingérable
Les causes sont toujours les mêmes :
- des canaux différents
- des pièces jointes dispersées dans des boîtes mail
- aucun état d'avancement écrit
- des refus qui n'arrivent jamais.
L'intéressé qui a préparé un dossier complet attend alors des nouvelles sans en recevoir.
Le remède n'est pas un outil de plus, mais un processus décidé à l'avance : ce qui est enregistré, qui décide, sous quel délai la réponse part.
Le processus, de l'accusé de réception à la remise
1. Réception et vérification
L'intéressé ouvre le logement sur la page du projet et remplit le formulaire : nom, adresse, e-mail et les champs complémentaires que vous avez définis.
Les nouvelles adresses e-mail sont vérifiées par lien, puis l'accusé de réception part automatiquement. Les dossiers non encore confirmés restent visibles dans votre liste, signalés comme tels.
2. Pièces demandées et examen
Vous définissez les documents obligatoires, par exemple :
- copie d'une pièce d'identité
- extrait du registre des poursuites
- justificatif de revenu
- ainsi que vos propres documents avec un libellé libre.
Les fichiers sont au format PDF ou JPG. Tout est déposé dans le formulaire, sans échange de pièces par e-mail.
3. Vue d'ensemble et statuts
Les candidatures s'affichent par logement, avec :
- coordonnées, taille du ménage
- remarques, pièces jointes
- statut, notes internes
- historique des messages.
Les filtres (Toutes, Nouvelles, En cours d'examen, Acceptées, Refusées) indiquent le nombre par statut.
La comparaison et la décision restent chez votre régie : live@ affiche et range, il ne choisit pas à votre place.
4. Réponses aux candidats
Sous les modèles de message, vous enregistrez des textes FR et DE pour l'examen, l'acceptation et le refus. Les variables comme prénom, logement, projet et personne de contact se remplissent automatiquement.
Vous répondez candidat par candidat ; les refus peuvent aussi être envoyés en une fois à jusqu'à 100 candidatures.
5. Remise des données
Pour la transmission à votre logiciel de gestion :
- exportez toutes les candidatures du projet en Excel
- téléchargez les pièces d'un logement en archive ZIP
- générez un paquet de remise contenant récapitulatif, fichiers et attribution.
Les données arrivent structurées, sans ressaisie.
Les pièces des candidats : qui décide ?
En Suisse, on demande couramment :
- une copie d'identité
- un extrait du registre des poursuites
- des justificatifs de revenu
Quelles pièces sont réellement nécessaires pour votre projet, c'est votre régie qui le décide : live@ se contente de stocker ce que vous définissez, sans évaluation de solvabilité automatique.
La question de la nécessité mérite une vérification : certaines données sont demandées par habitude plutôt que par besoin. Le PFPDT a publié des feuilles de consignes pour les formulaires de demande de logement.
Protection des données et suppression
Les données sont stockées exclusivement en Suisse. L'intéressé donne son consentement avant l'envoi.
Lors de l'archivage du projet, les candidatures sont supprimées avec leurs pièces et messages, tandis que les données du projet restent. Les délais internes de votre régie se fixent avant le lancement du projet.
Check-list pour la gestion des candidatures
- Champs du formulaire validés, obligatoires et facultatifs
- Pièces obligatoires définies avec des libellés compréhensibles
- Responsabilités fixées : qui examine, qui attribue le statut, qui répond
- Modèles de message rédigés pour l'examen, l'acceptation et le refus
- Délai de réponse interne convenu (par exemple deux jours ouvrables)
- Format de remise validé avec le logiciel de gestion (Excel, ZIP, paquet)
- Suppression des candidatures refusées planifiée
- Langues des formulaires alignées sur les langues du projet